Jak działają systemy depozytowe?

Systemy depozytowe to wykorzystanie sieci i inteligentnych technologii do zautomatyzowania procesów wydawania oraz przechowywania kluczy w budynku. Mają one zastosowanie zarówno w biurowcach, jak i budynkach administracyjnych, a ich celem jest szybkie i komfortowe pobieranie kluczy do wybranych pomieszczeń, wyłącznie przez osoby do tego uprawnione. Pozwala to ograniczyć dostęp do ważnych danych czy majątku firmowego osobom postronnym. W ten sposób należy przechowywać np. kluczyki do samochodów floty firmowej – dzięki temu zmniejsza się ryzyko kradzieży lub wykorzystania samochodu firmowego niezgodnie z jego przeznaczeniem.

Jeszcze do niedawna powszechnym zwyczajem było to, że w budynkach znajdowało się pomieszczenie, w którym pracownik ochrony miał pieczę nad kluczami. Wydawał je tylko osobom z listy, a odebranie klucza wymagało złożenia podpisu oraz zanotowania dat i godzin wejścia i wyjścia. Nowoczesne systemy depozytowe umożliwiają odbiór klucza po automatycznej identyfikacji osoby uprawnionej. Odbywa się to po zbliżeniu karty do czytnika lub wpisaniu kodu na klawiaturze alfanumerycznej. System depozytowy umożliwia archiwizowanie danych, które do tej pory były zapisywane w książkach wejścia/wyjścia. Wgląd w te dane ma administrator systemu. Oprogramowanie, które generuje raporty, pozwala natychmiast zweryfikować wszelkie nieprawidłowości w przestrzeganiu procedur bezpieczeństwa. Dodatkowo system natychmiast powiadamia o tym, że zwrócony został niewłaściwy klucz, wywołano alarm lub nastąpiły przerwy w działaniu systemu spowodowane awarią.

System depozytowy łączy w sobie zalety rozwiązań tradycyjnych w postaci zabezpieczeń mechanicznych z funkcjonalnościami inteligentnego oprogramowania. Tego rodzaju systemy mogą zarządzać dostępem do tysięcy kluczy jednocześnie, pobieranych z depozytorów znajdujących się w różnych miejscach w budynku.

Elektroniczny system depozytowy to rozwiązania na miarę potrzeb klienta. Umożliwia przechowywanie kluczy i przedmiotów wartościowych w wysokim standardzie bezpieczeństwa. Rozwiązania modułowe pozwalają na stworzenie systemu składającego się z dowolnej ilość depozytorów kluczy, szafek depozytowych i sejfów. Dzięki temu osoba zarządzająca bezpieczeństwem w budynku ma pewność, że wartościowe przedmioty, które zostały zdeponowane w urządzeniach systemu, będą dostępne wyłącznie dla osób uprawnionych do ich odbierania. Systemy można rozbudować o dodatkowe weryfikatory, takie jak np. alkomaty do badania kierowców w momencie wejścia pracownika na teren bazy transportowej. Są one powszechnie stosowane w firmach transportowych i przedsiębiorstwach komunikacji miejskiej.

Depozytory kluczy

Tradycyjne szafki na klucze zastępuje się elektronicznymi depozytorami. To wciąż solidnie zbudowane konstrukcje, najczęściej metalowe. Miejsce klasycznego zamka zajmuje jednak mechanizm elektroniczny, który pozostaje zamknięty, nie ma więc potrzeby, aby w miejscu poboru kluczy znajdował się dodatkowy pracownik.

Klucze są specjalnie plombowane. Za pomocą tejże plomby połączone są z tagiem, który ma nadany indywidualny numer seryjny. Po umieszczeniu klucza w wyznaczonym miejscu numer, któremu go przypisano, zostanie odczytany przez kontroler, a dane o tym, że zwrócono dany klucz, są zapisywane w systemie. W zależności od wybranego modelu depozytora możemy spotkać się z brelokami umieszczanymi w gniazdach lub specjalnymi wieszakami na klucze. W zależności od potrzeb klienta klucze mogą być odkładane wyłącznie na przypisane miejsce lub na pierwsze wolne w depozytorze. Systemy depozytowe mają dodatkowe funkcjonalności, takie jak możliwość rezerwacji kluczy oraz ramy czasowe dostępu do konkretnych kluczy przez wybranych użytkowników. Istnieje również opcja emitowania sygnału alarmowego w razie prób siłowego otwarcia szafki lub jej zniszczenia.

Depozytory kluczy miewają różne formy – mogą to być zarówno szafki, które są zabezpieczone przed siłowym otwarciem, jak i listwy przymocowane do ściany i mechanizm weryfikatora. Jeden kontroler może obsługiwać kilka tysięcy kluczy, więc wybór systemu zaczynamy właśnie od podstawowego zestawu, który następnie dowolnie rozbudowujemy.

Identyfikacja użytkowników uprawnionych odbywać się może poprzez wpisanie kodu na klawiaturze szyfratora lub zastosowanie karty zbliżeniowej. Po udanej weryfikacji system otwiera drzwiczki i odblokowuje dostęp wyłącznie do tych gniazd, które zostały przypisane do konkretnej osoby. Gniazda wyposażone są w sygnalizatory, dzięki czemu codzienna obsługa jest bardzo łatwa. Użytkownik powiadomiony o tym, które gniazdo jest mu przypisane, nigdy nie pomyli klucza.

Ze względów bezpieczeństwa depozytory mają również alarmowe tryby pracy – za pomocą jednego mechanicznego klucza można je otworzyć i odblokować jednocześnie wszystkie przechowywane tam klucze. Taki klucz najczęściej powierza się osobie odpowiedzialnej za bezpieczeństwo w budynku.

Szafki depozytowe

Kontrola dostępu w firmach i instytucjach jest bardzo ważna dla bezpieczeństwa przedsiębiorstwa i jego pracowników. Jednak nie tylko klucze do pomieszczeń wymagają szczególnej ochrony. W przedsiębiorstwach i instytucjach znajdują się również wartościowe przedmioty lub dokumenty, które nie mogą trafić w niepowołane ręce.

Elektroniczne szafki depozytowe pozwalają na płynne prowadzenie obiegu dokumentów niejawnych oraz takich, które zawierają dane osobowe klientów lub pracowników. Tego typu szafki na dokumenty mają szerokie zastosowanie w działach księgowych i administracyjnych w przedsiębiorstwach i instytucjach. Oczywiście rozmiary skrytek oraz ich ilość w jednej szafce depozytowej bywają różne. W systemach modułowych można dokonywać rozbudowy na bieżąco, dodając i integrując je z istniejącą już siecią.

W skrytkach depozytowych przechowuje się nie tylko dokumenty, lecz także nośniki danych, broń, leki i inne substancje chemiczne, pieniądze lub karty płatnicze będące własnością firmy bądź instytucji.

Dostęp do konkretnych skrytek udzielany jest przez administratora systemu i dopiero po nadaniu indywidualnych uprawnień użytkownik może z nich korzystać. Za identyfikację użytkowników odpowiada elektroniczny kontroler. Tak jak w przypadku depozytorów, odblokowanie dostępu do skrytki odbywa się po wprowadzeniu PIN-u z klawiatury urządzenia, zbliżeniu karty do czytnika lub odbyciu procedury identyfikacji biometrycznej. Codzienna obsługa tych urządzeń jest bardzo prosta. Administrowanie systemem depozytowym odbywa się z poziomu komputera lub urządzeń mobilnych, dzięki czemu osoba odpowiedzialna za jego obsługę może na bieżąco przeglądać raporty, odbierać powiadomienia lub alarmy. Sterowanie systemem z poziomu smartfona pozwala na natychmiastowe podjęcie działań, nawet jeśli zarządzaniem objęte jest wiele skrytek i depozytorów rozmieszczonych w różnych lokalizacjach w budynku lub całym kompleksie budynków.

Sejfy i kasy pancerne

Sejf lub kasa pancerna to rozwiązanie wykorzystywane nie tylko przez przedsiębiorstwa i instytucje, lecz także w domach prywatnych. Posiadanie sejfu w mieszkaniu może uchronić cenne przedmioty i rodzinne pamiątki zarówno przed kradzieżą, jak i przed zniszczeniem w wyniku pożaru. Oczywiste jest, że w przypadku firm i instytucji pieniądze, nośniki danych oraz ważne dokumenty powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu.

Forma szyfrowania i rodzaj zamknięcia uzależnione są od przeznaczenia i wymaganego poziomu bezpieczeństwa. Standardowe, mechaniczne zamki szyfrowe zastępuje się obecnie zaawansowanymi mechanizmami elektronicznymi. W podstawowej wersji otwarcie takiego zabezpieczenia wymaga wpisania odpowiednich kodów. Najczęściej stosuje się kombinację zamka z kluczem oraz kodu wypisywanego na klawiaturze umieszczonej na drzwiczkach sejfu. Drzwi do sejfu zabezpieczone są najczęściej systemem rygli, uniemożliwiających siłowe otwarcie.

Sejfy można podzielić na kilka podstawowych kategorii:

• Sejfy na przedmioty wartościowe – to zarówno skrytki, szafy pancerne, jak i sejfy w tradycyjnym znaczeniu. Dostępne są w kilku opcjach – antywłamaniowe, ognioodporne i antywłamaniowo-ognioodporne. To bardzo uniwersalne skrytki, które mogą być użytkowane zarówno prywatnie, jak i w firmach.
• Sejfy na dokumenty – pancerne szafy na akta, do których dostęp ma ograniczona liczba osób. Najlepszym wyborem będą szafy ognioodporne – dzięki temu najważniejsza dokumentacja papierowa nie ulegnie zniszczeniu.
• Sejfy wrzutowe – ich zadaniem jest przyjmowanie przedmiotów wartościowych lub gotówki dostarczanej przez pracowników. Odbywa się to zwykle za pomocą specjalnego otworu lub szuflady. Zaletą takiego rozwiązania jest fakt, że osoba, która dostarcza depozyt, nie uzyskuje dostępu do całej zawartości sejfu. Najczęściej stosuje się je w obiektach handlowych, w celu zabezpieczenia utargu.
• Szafy na nośniki danych – to specjalne sejfy, w których można bezpiecznie przechowywać dyski twarde, płyty CD, karty SD i inne elektroniczne urządzenia gromadzące informacje. Ważne, aby taka szafa była nie tylko ognioodporna, lecz także doskonale szczelna, aby np. podczas akcji gaśniczej elektronika nie uległa zniszczeniu.
• Sejfy meblowe – to urządzenia zaprojektowane do tego, aby umieszczać je w zabudowie meblowej. Dzięki temu fakt posiadania sejfu jest ukryty przed osobami postronnymi. Są zdecydowanie mniejsze od standardowych szaf depozytowych, dlatego używa się ich do przechowywania drobnych przedmiotów wartościowych, kart płatniczych i gotówki.
• Sejfy podłogowe i ścienne – jak sama nazwa wskazuje, są one wbudowane na stałe w konstrukcję budynku i stanowią najwyższy poziom zabezpieczenia mienia. Sejf wolnostojący może zostać zabrany z pomieszczenia i otwarty już po kradzieży. Natomiast sejf wbudowany wymaga otwarcia w miejscu włamania, co stanowi dodatkowe utrudnienie dla ewentualnych złodziei. Warto zaplanować taką inwestycję już na etapie projektowania budynku. Wbudowanie sejfu w już istniejącą podłogę lub ścianę jest możliwe, ale często okazuje się kłopotliwe i kosztowne.
• Szafy na broń – przechowywanie militariów i amunicji jest dokładnie określone przepisami prawa. Posiadanie w domu lub firmie broni palnej wymaga zainstalowania odpowiedniej szafy ograniczającej dostęp do potencjalnie niebezpiecznych narzędzi osobom niepowołanym.

System depozytowy to rozwiązanie, które zdecydowanie poprawia bezpieczeństwo w firmach i instytucjach. Odpowiednie oprogramowanie do systemów depozytowych to szereg przydatnych funkcjonalności, które w sposób automatyczny dbają o prawidłowy przebieg procedur bezpieczeństwa w organizacji. Zapewniają nie tylko kontrolę nad odbiorem kluczy i przedmiotów wartościowych, lecz także ułatwiają cały proces. W przypadku jakichkolwiek odstępstw od normy generują alarm, co pozwala na błyskawiczną reakcję ochrony. Elektroniczne systemy depozytowe można integrować z systemami kontroli dostępu oraz instalacjami alarmowymi i przeciwpożarowymi. Ich zaletą jest możliwość idealnego dopasowania wszystkich elementów instalacji zgodnie z potrzebami klienta, specyfiką jego działalności i uwarunkowaniami architektonicznymi w budynku.